Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die Regeln zur Rechnungsausstellung grundlegend neu gefasst. Was zunächst wie eine technische Neuerung wirkt, hat erhebliche steuerliche Konsequenzen: Die Pflicht zur elektronischen Rechnung bestimmt künftig, unter welchen Voraussetzungen eine Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigt – und welche Risiken entstehen, wenn diese Voraussetzungen nicht erfüllt sind.
Ausgangspunkt: Was gilt seit dem 1. Januar 2025?
Seit dem 1. Januar 2025 unterscheidet das Umsatzsteuergesetz zwischen der E-Rechnung und der sonstigen Rechnung – unter die Papierrechnungen und einfache PDF-Dokumente fallen. Die Unterscheidung ist steuerrechtlich folgenreich: Nach Ablauf der Übergangsfristen berechtigt eine sonstige Rechnung für Umsätze, bei denen die E-Rechnungspflicht besteht, grundsätzlich nicht mehr zum Vorsteuerabzug. Die neuen Regeln betreffen ausschließlich Rechnungen zwischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen sind nicht erfasst.
Die Übergangsfristen und ihre steuerlichen Konsequenzen
Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen wird in mehreren Stufen eingeführt:
Seit dem 1. Januar 2025 sind alle inländischen Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Eine Ausnahme ist nicht vorgesehen – auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen entgegennehmen können, auch wenn sie selbst keine ausstellen müssen.
Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmen noch sonstige Rechnungen ausstellen, ohne dass dies steuerliche Nachteile auslöst. Während dieser Übergangsphase gilt eine sonstige Rechnung weiterhin als ordnungsmäßige Rechnung. Für Papierrechnungen gilt dies uneingeschränkt. Wer stattdessen eine PDF-Rechnung per E-Mail verschickt, benötigt dafür die Zustimmung des Empfängers.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, deren Jahresumsatz 2026 mehr als 800.000 Euro betragen hat, ausschließlich E-Rechnungen für inländische Geschäftsumsätze ausstellen. Eine Papierrechnung oder ein einfaches PDF ist dann für diese Umsätze steuerrechtlich nicht mehr ausreichend. Für Unternehmen unterhalb dieser Umsatzgrenze verlängert sich die Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht dann für alle Unternehmen gleichermaßen.
Ausnahmen von der Pflicht
Von der E-Rechnungspflicht gibt es jedoch eine Reihe von Ausnahmen. Dauerhaft ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Bruttobetrag von 250 Euro sowie Fahrausweise, die als Rechnung gelten. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht befreit, müssen aber – wie erwähnt – weiterhin in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Leistungen an juristische Personen, die nicht als Unternehmer handeln, sowie Leistungen an Endverbraucher fallen ebenfalls nicht unter die Pflicht.
Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, unterliegt er ab diesem Zeitpunkt auch der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen.
Fazit und Ausblick
Die E-Rechnungspflicht hat unmittelbare steuerliche Konsequenzen: Zum Vorsteuerabzug berechtigt künftig nur noch eine Rechnung, die alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben vollständig und korrekt enthält. Für mittelständische Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro verbleiben bis zum Jahresende 2026 nur noch wenige Monate, um Rechnungsprozesse entsprechend anzupassen. Wer diese Zeit gezielt nutzt, reduziert steuerliche Risiken beim Vorsteuerabzug und ist zugleich besser auf künftige Anforderungen vorbereitet.
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